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Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité a été modifiée en septembre 2018.

À PROPOS DE LA SOCAN

La Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (SOCAN, « nous », « notre ») est la plus importante organisation de gestion de droits au Canada ; elle représente les droits de millions de créateurs et d’éditeurs canadiens et internationaux et octroie des licences pour l’utilisation des œuvres musicales figurant à son répertoire. La SOCAN est fière de jouer un rôle de premier plan pour assurer le succès à long terme de ses nombreux membres ainsi que de l’industrie musicale canadienne dans son ensemble.

Un des volets cruciaux de l’engagement de la SOCAN envers ses membres, licenciés, employés et visiteurs (« vous » ou « vos ») est le respect de votre droit à la confidentialité. La SOCAN est reconnaissante de pouvoir vous servir et vise les plus hauts standards d’excellence à ce chapitre. Cela inclut notamment la stricte confidentialité de vos informations et activités ainsi que le plus haut degré de transparence en ce qui a trait à l’utilisation, la divulgation et les pratiques entourant vos renseignements personnels.

L’ENGAGEMENT DE LA SOCAN

Cette politique s’applique à toutes vos « données personnelles » recueillies, utilisées et divulguées par la SOCAN. La notion de « renseignements permettant de vous identifier » signifie toute information qui permet de vous identifier et on la désigne parfois par le terme « données personnelles ». Votre numéro d’assurance sociale, votre numéro de carte de crédit ou une photo de vous sont tous des exemples de renseignements permettant de vous identifier.

L’objectif de la présente politique est de vous offrir un aperçu des affaires de la SOCAN et d’être le reflet de l’engagement de la SOCAN à se conformer aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et des autres lois applicables en matière de protection des renseignements personnels en ce qui concerne le traitement des renseignements permettant de vous identifier.

Si vous êtes situés dans l’Espace économique européen (EEE), nous ne traiterons vos données personnelles qu’à des fins spécifiques et vous avez certains droits en vertu des lois européennes encadrant vos renseignements personnels, y compris le droit de demander d’avoir accès, corriger, modifier, supprimer ou limiter l’utilisation de ces renseignements personnels. Pour plus d’information au sujet de ces droits, des fins et des motifs légitimes pour lesquels nous traitons vos données personnelles, consultez ce lien « Document EEE ». Si vous souhaitez vous prévaloir de ces droits ou avez des questions ou des préoccupations, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées ci-dessous. Si vous êtes situés dans l’EEE, cette Politique et le document EEE s’appliquent à notre traitement de vos données personnelles. Nous vous invitons à en prendre connaissance, et s’il y a conflit entre les deux, le Document EEE a préséance.

De plus, si vous êtes situés dans l’EEE, notez que nous traitons généralement vos données personnelles afin de remplir nos obligations en vertu de votre contrat d’adhésion ou dans le déroulement légitime de nos intérêts commerciaux, sauf si nous sommes contraints par la loi d’obtenir votre consentement pour une opération en particulier.

COMMUNIQUER AVEC NOUS

Pour s’assurer que la SOCAN demeure responsable de la façon dont elle utilise, recueille et divulgue vos renseignements, chaque individu à la SOCAN est personnellement responsable du maintien et de la protection des données personnelles auxquelles il a accès. De plus, la SOCAN a nommé un officier de protection de la vie privée qui est responsable d’assurer la conformité de l’organisation à la présente Politique.

Toute question concernant la présente Politique ou son application devra être adressée à :

Officier de protection de la vie privée
SOCAN
41 Valleybrook Drive
Toronto, ON M3B 2S6
Téléphone : (416) 445-8700
Sans frais : 1-800-55-SOCAN

Courriel : PrivacyOfficer@socan.com

QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS ET POURQUOI

La SOCAN ne recueillera que les renseignements personnels dont elle a besoin pour exercer correctement ses activités et par des moyens justes et licites.

En devenant membre, licencié, employé ou visiteur de la SOCAN, la SOCAN recueillera vos données personnelles aux fins suivantes :

  • afin d’assurer la sécurité, la fiabilité et la qualité de nos réseaux, services, sites Web, ainsi qu’afin d’éviter tout sabotage, dommage et/ou abus de nos réseaux, services et sites Web ;
  • afin d’administrer les droits de nos membres au Canada et à l’étranger ;
  • afin d’octroyer des licences aux utilisateurs ;
  • afin de gérer le répertoire d’œuvres musicales de la SOCAN ;
  • afin d’établir votre identité ;
  • afin de respecter des obligations juridiques ;
  • afin de vous établir en tant qu’employé ;
  • afin de vous protéger, ainsi que la SOCAN, des erreurs et des fraudes ; et
  • à des fins limitées de mise en marché.

La SOCAN pourra également placer un témoin sur votre appareil. Un témoin est un petit fichier texte que notre site peut placer sur votre ordinateur afin d’enregistrer vos préférences. Si vous avez activé l’alerte de témoins dans votre fureteur, vous serez avertis lorsque la SOCAN place un témoin sur votre ordinateur. Grâce à des tiers affiliés comme Google Analytics, nous plaçons des témoins afin de recueillir de l’information sur l’appareil que vous utilisez, son système d’exploitation, l’emplacement inféré de votre adresse IP afin d’identifier votre ordinateur, la durée de votre visite, les pages que vous avez consultées, etc. La SOCAN peut également placer un témoin sur votre appareil lorsque vous visitez le volet sécurisé du site Web de la SOCAN. La SOCAN conserve les renseignements recueillis durant votre visite du volet sécurisé afin de vous permettre d’avoir accès et d’utiliser ce volet sécurisé. Ce témoin expirera lorsque vous vous déconnectez du site sécurisé ou que vous fermez votre fureteur.

La SOCAN pourra également enregistrer votre voix ou votre image lorsque vous communiquez avec la SOCAN par téléphone ou visitez les bureaux de la SOCAN, car votre appel téléphonique et vos déplacements dans les bureaux de la SOCAN pourraient être enregistrés.

    Information que vous nous transmettez

    La plupart des données personnelles à votre sujet recueillies par le SOCAN sont soumises volontairement par vous-même lorsque vous vous abonnez, faites une demande et/ou utilisez un ou plusieurs des services que nous offrons à nos membres, licenciés, employés et/ou visiteurs, lorsque vous devenez employé et/ou communiquez avec la SOCAN. 

    Pour ces raisons, la SOCAN recueille différents types d’information auprès de différents types d’interaction et/ou de personnes. Notez qu’il se peut que vous fassiez partie de plus d’un des types de personnes avec qui la SOCAN interagit.

    Visiteurs :
    Les données personnelles recueillies à votre sujet pourront être recueillies et utilisées par la SOCAN afin de communiquer avec vous, pour des raisons de sécurité, d’assurance-qualité, d’amélioration de la qualité, ainsi que pour répondre aux exigences légales et aux besoins d’affaires légitimes de l’organisation :

    • Type d’appareil
    • Fureteur
    • Type de système d’exploitation
    • Adresse IP
    • Toute autre information que vous pourriez partager avec la SOCAN en communiquant avec l’organisation par courriel, téléphone et/ou correspondance écrite.
    • Enregistrements vidéo de vos déplacements lorsque vous visitez les bureaux de la SOCAN.

    Membres et représentants autorisés :
    Les données personnelles suivantes peuvent être recueillies et utilisées par la SOCAN afin de communiquer avec vous, de se conformer à la Loi de l’impôt sur le revenu, pour des raisons de sécurité, d’assurance-qualité, d’amélioration de la qualité, pour répondre aux exigences légales et aux besoins d’affaires légitimes de l’organisation, à des fins limitées de mises en marché ainsi que pour l’administration de vos droits :

    • Nom
    • Adresse de résidence
    • Numéro(s) de téléphone
    • Courriel
    • Date de naissance
    • Identifiants (nom d’utilisateur et mot de passe)
    • Numéro d’assurance sociale
    • Numéro de carte de crédit
    • Information financière
    • Citoyenneté
    • Informations sur l’œuvre
    • Contrats de l’auteur/éditeur
    • Informations sur la succession telles que le certificat de décès, le testament, et les informations sur les bénéficiaires
    • Enregistrements vidéo de vos déplacements lorsque vous visitez les bureaux de la SOCAN.
    • Toute autre information que vous pourriez partager avec la SOCAN en communiquant avec l’organisation par courriel, téléphone et/ou correspondance écrite.

    Licenciés et représentants autorisés :
    Les données personnelles suivantes peuvent être recueillies et utilisées par la SOCAN afin de communiquer avec vous, pour des raisons de sécurité, d’assurance-qualité, d’amélioration de la qualité, pour l’administration de vos licences, pour répondre aux exigences légales et aux besoins d’affaires légitimes de l’organisation, et afin de vous offrir les services que vous avez demandés :

    • Personne-ressource principale
    • Adresse
    • Numéro(s) de téléphone
    • Courriel
    • Renseignements financiers
    • Enregistrements vidéo de vos déplacements lorsque vous visitez les bureaux de la SOCAN.
    • Toute autre information que vous pourriez partager avec la SOCAN en communiquant avec l’organisation par courriel, téléphone et/ou correspondance écrite.

    Auprès de nos employés
    Les données personnelles suivantes peuvent être recueillies et utilisées par la SOCAN afin de communiquer avec vous, de se conformer à la Loi de l’impôt sur le revenu, pour des raisons de sécurité, d’assurance-qualité, d’amélioration de la qualité, pour répondre aux exigences légales et aux besoins d’affaires légitimes de l’organisation, afin d’assurer que vous êtes adéquatement identifiés en tant qu’employé de la SOCAN, afin d’administrer la paie et les programmes d’avantages sociaux, afin de pouvoir communiquer avec la personne à contacter en cas d’urgence si vous êtes impliquée dans une situation d’urgence pendant votre travail :

    • Numéro d’assurance sociale
    • Date de naissance
    • Informations bancaires
    • Personnes à contacter en cas d’urgence
    • Adresse de résidence
    • Numéro(s) de téléphone
    • Courriel
    • Détails sur votre rémunération
    • Détails sur votre régime de retraite et votre RÉER
    • Documentation de gestion du rendement telle que les évaluations, notes de consultation
    • Contrôle des références
    • Scolarisation et expérience professionnelle (curriculum vitae)
    • Une photo pour votre profil d’employé
    • Enregistrements vidéo lorsque vous êtes dans les bureaux de la SOCAN.

    Toute autre information que vous pourriez partager avec la SOCAN en communiquant avec l’organisation par courriel, téléphone et/ou correspondance écrite.

    Renseignements personnels fournis par des tiers

    Certains renseignements personnels recueillis par la SOCAN sont fournis par des tiers, incluant les sociétés sœurs internationales avec qui la SOCAN a des ententes. Ces sociétés nous fournissent des informations portant sur leurs œuvres et l’utilisation du répertoire de la SOCAN hors du Canada. La SOCAN peut également recueillir des renseignements personnels provenant de bases de données externes comme Cis-Net et Cis-Net Tools développées et maintenues par la Confédération internationale des sociétés d’auteurs et compositeurs (CISAC, l’organisation-cadre des sociétés de créateurs à travers le monde) ainsi que du système Interested Parties Information (IPI) développé et maintenu par la Société suisse des Auteurs (SUISA).

    Renseignements personnels concernant d’autres individus

    Si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (p. ex. proches parents), vous confirmez que vous avez prévenu ces personnes de ce fait.

    Renseignements publics

    La SOCAN maintient un répertoire public sur son site Web contenant des informations sur les œuvres du répertoire de la SOCAN, incluant les œuvres étrangères pour lesquelles la SOCAN est autorisée à octroyer des licences. Ces informations peuvent inclure des renseignements personnels sur les membres de la SOCAN et/ou les membres des sociétés affiliées à la SOCAN, incluant leur nom, le numéro de l’œuvre, les sociétés affiliées et le numéro IPI.

QUI AURA ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La SOCAN s’engage à se conformer aux standards les plus élevés de confidentialité et de discrétion. La SOCAN n’utilisera ou ne divulguera vos données personnelles que pour les fins auxquelles elles ont été recueillies. Cela signifie que la SOCAN partagera avec vous ces renseignements personnels uniquement dans le but de vous offrir ou d’améliorer nos services, et pourra partager certains renseignements personnels spécifiques avec des tierces parties, incluant des tierces parties situées hors du Canada, dont les services ont été retenus afin de :

  • nous aider à vous offrir ou à améliorer nos services, par exemple pour l’hébergement Web, des fournisseurs de maintenance, de plateformes de réservations d’événements, etc.
  • afin de traiter les données d’utilisation des œuvres
  • afin de fournir des services informatique en nuages
  • afin de faciliter l’échange d’information concernant les œuvres que les ayants droit détiennent ou contrôlent, ainsi qu’aux fins de collecte et de répartition des redevances, p. ex. CISAC (par le biais de CIS-Net Tools), les sociétés internationales de gestion collective et le système IPI (SUISA).

Il est strictement interdit à ces tierces parties d’utiliser vos renseignements personnels pour toute autre raison que la prestation des services énumérés ci-devant et elles ont l’obligation de protéger tous les renseignements personnels et de se conformer aux principes généraux de confidentialité décrits dans la présente Politique.

Nous pourrions également partager certains de vos renseignements personnels avec des entreprises affiliées-liées. Outre cela, nous ne partagerons aucun de vos renseignements personnels sans votre consentement, sauf si nous y sommes contraints par la loi.

Sauf quelques exceptions comme des restrictions juridiques ou contractuelles, vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à toute collecte, utilisation ou divulgation additionnelle de vos renseignements personnels en communiquant avec l’Officier de protection de la vie privée de la SOCAN. Vous devez toutefois noter que le retrait de votre consentement pourrait empêcher la SOCAN de vous offrir ses services. À titre d’exemple, la SOCAN a besoin de certains renseignements afin de vous enregistrer comme membre, vous octroyer une licence ou pour vous permettre de créer un compte en ligne. Si vous ne nous fournissez pas les renseignements pertinents, nous ne serons pas en mesure d’administrer votre adhésion en tant que membre ou de vous octroyer une licence.

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La SOCAN a mis en place une Politique qui régit la conservation de vos informations personnelles. Nous ne conserverons vos informations personnelles qu’aussi longtemps qu’elles répondent à leur objectif initial ou qu’il est requis légalement. En ce qui concerne le traitement des données personnelles de nos membres, nous les conservons aussi longtemps que vous êtes membre et pendant trois ans par la suite, sauf s’il y a une exigence réglementaire ou commerciale pour la préservation de ces données.

COMMENT NOUS CONSERVONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Bien qu’aucune transmission de données via Internet ni système de stockage de données ne puisse être garanti sécurisé à 100 %, la SOCAN a mis en place des contrôles de sécurité qui vous protègent contre l’utilisation, l’accès, la modification, la duplication, la destruction ou la divulgation non autorisés ainsi que contre le vol ou la perte de vos renseignements personnels.

La SOCAN maintient des mesures de sécurité physiques, électroniques et procédurales afin de protéger vos données personnelles. Parmi ces mesures de sécurité on retrouve : accès limité aux zones de traitement et de stockage des données, accès limité aux données pertinentes à des employés autorisés seulement, utilisation de mots de passe, de technologie de pare-feu, cryptage des données transmises électroniquement, logiciels antivirus ainsi que le recours à des méthodes physiques de sécurité incluant des serrures sur les classeurs et les portes.

La SOCAN s’engage également à collaborer avec vous pour la protection de la sécurité de vos données personnelles durant leur transfert vers la SOCAN. De plus, la SOCAN a des ententes et des contrôles en place grâce à des tierces parties qui exigent que toute information transmise à la SOCAN soit transmise et sécurisée selon les normes technologiques de l’industrie.

L’Officier de protection de la vie privée examinera régulièrement les pratiques de la SOCAN afin de vérifier si elles sont conformes à la présente Politique. L’Officier de protection de la vie privée émettra les recommandations nécessaires au respect de la présente politique et établira si certaines révisions doivent être apportées compte tenu des nouvelles pratiques, méthodes, technologies ou de tout autre changement.

COMMENT ACCÉDER ET CONTRÔLER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous vous invitons à réviser ou vérifier vos données personnelles au cours de toute interaction avec la SOCAN. Dans la plupart des cas, la SOCAN recueille directement auprès de vous ces informations personnelles. Si vous constatez des erreurs dans les données de la SOCAN, veuillez communiquer avec nous afin d’effectuer les modifications nécessaires. La SOCAN pourra avoir besoin d’informations spécifiques à votre sujet afin de lui permettre de chercher et de vous présenter l’information que l’organisation a à votre sujet. Notez que l’accès à vos données personnelles est conforme à la politique de rétention de la SOCAN.

La SOCAN remettra à tous ses membres, licenciés et employés un exemplaire de sa politique de confidentialité et fera en sorte que toutes les informations concernant les politiques et les méthodes relatives à la gestion de leurs renseignements personnels soient disponibles à tous.

Toute préoccupation relative au respect de cette politique par la SOCAN doit être signalée par écrit à l’Officier de protection de la vie privée :

Officier de protection de la vie privée
SOCAN
41 Valleybrook Drive
Toronto, ON M3B 2S6
Téléphone : (416) 445-8700
Sans frais : 1-800-55-SOCAN
Courriel : PrivacyOfficer@socan.com

Si vous avez certaines préoccupations concernant la manière dont la SOCAN traite vos données personnelles, notez que vous pouvez également communiquer avec l’organisme de surveillance indépendant suivant :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Place de Ville
Tour B
112 Kent Street
Ottawa, Ontario K1A 1H3
Sans frais : 1-800-282-1376
Le Document EEE présente les régulateurs concernés dans l’Union européenne.

MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE POLITIQUE

De temps à autre, nous pourrons mettre cette Politique de confidentialité à jour afin de refléter des changements dans nos pratiques relatives aux informations. Nous vous préviendrons lorsque de telles modifications ont lieu en affichant une notification sur notre site Web ou, si ces changements ont une incidence matérielle pour vous, nous communiquerons avec vous par courriel avec les informations sur ces changements. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre politique de confidentialité afin d’être au courant de toute modification.