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Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité a été modifiée en juin 2020.

  • À PROPOS DE LA SOCAN
  • L’ENGAGEMENT DE LA SOCAN
  • COMMUNIQUER AVEC NOUS
  • QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS ET POURQUOI
    • Information que vous nous transmettez
    • Renseignements personnels fournis par des tiers
    • Renseignements personnels concernant d’autres individus
    • Renseignements publics
    • Appels téléphoniques et captations vidéo
    • Ce que nous faisons avec vos renseignements personnels
    • Témoins (« Cookies »)
  • QUI AURA ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
  • COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
  • COMMENT ASSURONS-NOUS LA SÉCURITÉ DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
  • TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
  • COMMENT POUVEZ-VOUS AVOIR ACCÈS ET CONTRÔLER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
  • MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE POLITIQUE

 

À PROPOS DE LA SOCAN

La Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (SOCAN, « nous », « notre ») est la plus importante organisation de gestion de droits au Canada ; elle représente les droits de millions de créateurs et d’éditeurs canadiens et internationaux et octroie des licences pour l’utilisation des œuvres musicales figurant à son répertoire. La SOCAN est fière de jouer un rôle de premier plan pour assurer le succès à long terme de ses nombreux membres ainsi que de l’industrie musicale canadienne dans son ensemble.

Un des volets cruciaux de l’engagement de la SOCAN envers ses membres, licenciés, employés et visiteurs (« vous » ou « vos ») est le respect de votre droit à la confidentialité. La SOCAN apprécie l’occasion qu’elle a de vous servir et vise les plus hauts standards d’excellence à ce chapitre. Cela inclut notamment la stricte confidentialité de vos renseignements et activités ainsi que le plus haut degré de transparence en ce qui a trait à l’utilisation, la divulgation et les pratiques entourant vos renseignements personnels.

L’ENGAGEMENT DE LA SOCAN

La présente politique s’applique à tous vos « renseignements personnels » recueillis, utilisés et divulgués par la SOCAN. « Renseignements personnels » désigne l’information vous concernant en tant qu’individu identifiable.

L’objectif de la présente politique est de vous offrir un aperçu des activités de la SOCAN et d’être le reflet de l’engagement de la SOCAN à se conformer aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et des autres lois applicables en matière de protection des renseignements personnels en ce qui concerne le traitement de vos renseignements personnels.

Si vous êtes situés dans l’Espace économique européen (EEE), nous ne traiterons vos renseignements personnels qu’à des fins spécifiques et vous avez certains droits en vertu des lois européennes encadrant vos renseignements personnels, incluant le droit de demander d’avoir accès, corriger, modifier, supprimer ou limiter l’utilisation de ces renseignements personnels.  Pour plus d’information au sujet de ces droits, des fins et des motifs légitimes pour lesquels nous traitons vos renseignements personnels, consultez le « Document EEE ».   Si vous souhaitez vous prévaloir de ces droits ou avez des questions ou des préoccupations, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées ci-après. Si vous êtes situés dans l’EEE, cette Politique et le document EEE s’appliquent à notre traitement de vos renseignements personnels. Vous devriez prendre connaissance des deux documents. S’il y a un conflit entre ces deux documents, le document EEE prévaudra.

De plus, si vous êtes situés dans l’EEE, notez que nous traitons généralement vos renseignements personnels afin de remplir nos obligations en vertu de votre contrat d’adhésion ou dans le déroulement légitime de nos intérêts commerciaux, sauf si nous sommes contraints par la loi d’obtenir votre consentement pour une opération en particulier.

COMMUNIQUER AVEC NOUS

Pour s’assurer que la SOCAN demeure responsable de la façon dont elle utilise, recueille et divulgue vos renseignements, chaque individu à la SOCAN est personnellement responsable du maintien et de la protection des renseignements personnels auxquels il a accès.

Toute question concernant la présente Politique ou son application devra être adressée à :

Agent de la protection de la vie privée
SOCAN
41 Valleybrook Drive
Toronto, ON M3B 2S6
Téléphone : (416) 445-8700
Sans frais : 1-800-55-SOCAN
Courriel : PrivacyOfficer@socan.com

QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS ET POURQUOI

La SOCAN ne recueillera que les renseignements personnels dont elle a besoin pour exercer correctement ses activités et par des moyens justes et licites.

Information que vous nous transmettez

La plupart des renseignements personnels à votre sujet recueillis par le SOCAN sont soumis volontairement par vous-même lorsque vous devenez membre, faites une demande et/ou utilisez un ou plusieurs des services que nous offrons à nos membres, licenciés, employés et/ou visiteurs, lorsque vous devenez employé et/ou communiquez avec la SOCAN.

Pour ces raisons, la SOCAN recueille différents types d’information auprès de différents types d’interaction et/ou de personnes.  Notez qu’il se peut que vous fassiez partie de plus d’un des types de personnes avec qui la SOCAN interagit.

Individus qui visitent le site Web de la SOCAN ou les locaux de la SOCAN :
Nous pourrions recueillir les renseignements suivants lorsque vous visitez le site Web ou les locaux de la SOCAN :

  • Type d’appareil
  • Type de fureteur
  • Type de système d’exploitation
  • Adresse IP
  • Toute autre information que vous pourriez partager avec la SOCAN en communiquant avec l’organisation par courriel, téléphone et/ou correspondance écrite.
  • Captations vidéo de vos déplacements lorsque vous visitez les locaux de la SOCAN.

Membres et leurs représentants autorisés :
Nous pourrions recueillir les renseignements suivants concernant nos membres et leurs représentants autorisés :

  • Nom
  • Adresse de résidence
  • Numéro(s) de téléphone
  • Courriel
  • Date de naissance
  • Identifiants (nom d’utilisateur et mot de passe)
  • Numéro d’assurance sociale
  • Numéro de carte de crédit
  • Renseignements financiers
  • Citoyenneté
  • Détails concernant une œuvre
  • Contrats de l’auteur/éditeur
  • Informations sur la succession telles que le certificat de décès, le testament, et les informations sur les bénéficiaires
  • Toute autre information que vous pourriez partager avec la SOCAN en communiquant avec l’organisation par courriel, téléphone et/ou correspondance écrite.

Licenciés et leurs représentants désignés :
Nous pourrions recueillir les renseignements suivants concernant nos licenciés et leurs représentants désignés :

  • Personne-ressource principale
  • Adresse
  • Numéro(s) de téléphone
  • Courriel
  • Renseignements financiers
  • Toute autre information que vous pourriez partager avec la SOCAN en communiquant avec l’organisation par courriel, téléphone et/ou correspondance écrite.

Employés :
Nous pourrions recueillir les renseignements suivants concernant les employés potentiels ou actuels de la SOCAN :

  • Numéro d’assurance sociale
  • Date de naissance
  • Informations bancaires
  • Personne(s) à contacter en cas d’urgence
  • Adresse de résidence
  • Numéro(s) de téléphone
  • Courriel personnel
  • Détails sur votre rémunération
  • Détails sur votre régime de retraite et votre RÉER
  • Documentation de gestion du rendement telle que les évaluations, notes de consultation
  • Renseignements aux fins de vérification des antécédents
  • Scolarisation et expérience professionnelle (curriculum vitae)
  • Une photo pour votre profil d’employé
  • Toute autre information que vous pourriez partager avec la SOCAN en communiquant avec l’organisation par courriel, téléphone et/ou correspondance écrite.

Renseignements personnels fournis par des tiers

Certains renseignements personnels recueillis par la SOCAN sont fournis par des tiers, incluant les sociétés sœurs internationales avec qui la SOCAN a des ententes. Ces sociétés nous fournissent des informations pourtant sur leurs œuvres et l’utilisation du répertoire de la SOCAN hors du Canada. La SOCAN peut également recueillir des renseignements personnels provenant du Bureau International des sociétés gérant les droits d’enregistrement et de reproduction mécanique et de bases de données externes comme Cis-Net et Cis-Net Tools développées et maintenues par la Confédération internationale des sociétés d’auteurs et compositeurs (CISAC, l’organisation-cadre des sociétés de créateurs à travers le monde) ainsi que du système Interested Parties Information (IPI) développé et maintenu par la Société Suisse des Auteurs (SUISA).

Renseignements personnels concernant d’autres individus

Si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (p. ex. proches parents), vous confirmez que vous avez prévenu ces personnes de ce fait.

Renseignements publics

La SOCAN maintient un répertoire public sur son site Web contenant des informations sur les œuvres du répertoire de la SOCAN, incluant les œuvres étrangères pour lesquelles la SOCAN est autorisée à octroyer des licences. Ces informations peuvent inclure des renseignements personnels sur les membres de la SOCAN et/ou les membres des sociétés affiliées à la SOCAN, incluant leur nom, le numéro de l’œuvre, les sociétés affiliées et le numéro IPI.

Appels téléphoniques et captations vidéo

La SOCAN pourra également enregistrer votre voix et/ou votre image lorsque vous communiquez avec la SOCAN par téléphone ou visitez les locaux de la SOCAN, car votre appel téléphonique et vos déplacements dans les bureaux de la SOCAN pourraient être enregistrés.

Ce que nous faisons avec vos renseignements personnels

Lorsque vous devenez membre, licencié ou employé de la SOCAN ou lorsque vous visitez les locaux ou le site Web de la SOCAN, la SOCAN ne recueillera, n’utilisera, ne stockera ou ne traitera vos renseignements personnels qu’aux fins d’obligations commerciales, juridiques et légitimes suivantes :

  • administrer les droits de nos membres au Canada et à l’étranger ;
  • octroyer des licences aux utilisateurs et administrer lesdites licences ;
  • gérer le répertoire d’œuvres musicales de la SOCAN ;
  • établir votre identité ;
  • assurer la sécurité, la fiabilité et la qualité de nos réseaux, services, sites Web ainsi qu’afin d’éviter toute falsification, tout dommage et/ou détournement de ces réseaux, services et sites Web ;
  • vous fournir les services que vous avez demandés à la SOCAN ;
  • respecter les exigences, obligations, droits ou devoirs juridiques en vertu des lois applicables (incluant pour la prévention des crimes, des erreurs ou des fraudes, afin de résoudre des différends, faire respecter nos licences ou ententes, ou tout autre fin semblable) ;
  • sous réserve des lois applicables, à des fins limitées de marketing et afin de communiquer avec vous ;
  • afin de mettre en place et administrer votre relation d’emploi avec la SOCAN, incluant l’administration de la paie et des avantages sociaux, ainsi qu’afin de pouvoir communiquer avec la personne à contacter dans l’éventualité où vous seriez impliqué dans une situation urgente au travail ; et
  • pour toute autre fin dont vous faites la demande ou permettez lorsque nous recueillons vos renseignements personnels.

Témoins (« Cookies »)

La SOCAN pourra également placer un témoin sur votre appareil lorsque vous visitez le site Web de la SOCAN. Un témoin est un petit fichier texte que notre site peut placer sur votre ordinateur afin d’enregistrer vos préférences. Si vous avez activé l’alerte témoins sur votre appareil, vous serez avertis lorsque la SOCAN place un témoin sur votre ordinateur. Grâce à de tiers affiliés comme Google Analytics, nous plaçons des témoins afin de recueillir de l’information sur l’appareil que vous utilisez, son système d’exploitation, l’emplacement inféré de votre adresse IP afin d’identifier votre ordinateur, la durée de votre visite, les pages que vous avez consultées, etc. La SOCAN peut également placer un témoin sur votre appareil lorsque vous visitez le volet sécurisé du site Web de la SOCAN. La SOCAN conservera les renseignements recueillis durant votre visite du volet sécurisé afin de vous permettre d’avoir accès et d’utiliser ce volet sécurisé. Ce témoin expirera lorsque vous vous déconnectez du site sécurisé ou que vous fermez votre fureteur.

Il y a plusieurs façons de gérer ou désactiver les témoins. La portion « Aide » de la barre d’outils de la majorité des fureteurs vous expliquera comment ne plus accepter les témoins, comment être prévenus lorsque vous recevez un nouveau témoin et comment désactiver les témoins existants dans vote fureteur. Vous pouvez également utiliser les paramètres de votre appareil mobile pour gérer les différentes options de protection de la vie privée. Toutefois, si vous bloquez les témoins, il se pourrait que vous ne puissiez pas vous inscrire, vous connecter ou utiliser toutes les fonctionnalités du site Web de la SOCAN.

QUI AURA ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

La SOCAN s’engage à se conformer aux standards les plus élevés de confidentialité et de discrétion.  La SOCAN n’utilisera ou ne divulguera vos renseignements personnels que pour les fins auxquelles elles ont été recueillies.  La SOCAN pourrait partager ces renseignements personnels avec de tierces parties, incluant des tierces parties situées hors du Canada, dont les services ont été retenus afin de :

  • nous aider à vous offrir ou à améliorer nos services, par exemple pour l’hébergement Web, des fournisseurs de maintenance, de plateformes de réservations d’événements, etc.
  • afin de traiter les données d’utilisation des œuvres
  • afin de nous fournir des services d’informatique nuagique
  • afin de faciliter l’échange d’information concernant les œuvres que les ayants droit détiennent ou contrôlent, ainsi qu’aux fins de collecte et de répartition des redevances, p. ex. CISAC (par le biais de CIS-Net Tools), les sociétés internationales de gestion collective et le système IPI (SUISA).

Nous pourrions également divulguer des renseignements personnels : (i) de nous conformer aux lois et règlements en vigueur, ainsi qu’aux demandes gouvernementales ou quasi gouvernementales, ordonnances ou assignations d’un tribunal ; ou (ii) afin de protéger nos droits, nos propriétés ou notre sécurité ou les droits, la propriété et la sécurité des autres (p. ex., afin de nous protéger contre les crimes ou les fraudes, etc.).

Nous pourrions également partager certains de vos renseignements personnels avec des entreprises affiliées ou liées.

Si une tierce partie souhaitait procéder à l’acquisition d’une partie ou de la totalité de nos activités et/ou actifs, nous pourrions divulguer vos renseignements personnels à cette tierce partie dans le cadre de l’acquisition proposée ou avérée. Si nous devions nous retrouver en situation d’insolvabilité ou toute autre situation similaire, nous pourrions divulguer vos renseignements personnels à des tierces parties dans le cadre d’une transaction de vente de nos activités ou actifs dans la mesure ou une telle divulgation et légale et respecte les lois applicables.

Nous nous assurerons que les tierces parties qui reçoivent vos renseignements personnels de notre part maintiendront un niveau comparable de protection de vos renseignements personnels décrit aux présentes à l’aide de moyens contractuels ou autres. Dans toute la mesure permise par les lois applicables, la SOCAN se dégage de toute responsabilité découlant de l’utilisation de vos renseignements personnels par des tierces parties.

Outre ce qui a été décrit dans la présente section, nous ne partagerons pas vos renseignements personnels sans votre consentement.

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

La SOCAN a mis en place une Politique qui régit la conservation de vos renseignements personnels. Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’ils répondent à leur besoin initial ou qu’il est requis légalement. En ce qui concerne le traitement des renseignements personnels de nos membres, nous les conservons aussi longtemps que vous êtes membre et pendant trois ans par la suite, sauf s’il y a une exigence réglementaire ou commerciale pour la préservation de ces données.

COMMENT ASSURONS-NOUS LA SÉCURITÉ DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Bien qu’aucune transmission de données via Internet ni système de stockage de données ne puisse être garanti sécurisé à 100 %, la SOCAN a mis en place des contrôles de sécurité qui vous protègent contre l’utilisation, l’accès, la modification, la duplication, la destruction ou la divulgation non autorisés ainsi que contre le vol ou la perte de vos renseignements personnels.

La SOCAN maintient des mesures de sécurité physiques, électroniques et procédurales afin de protéger vos renseignements personnels. Parmi ces mesures de sécurité on retrouve : accès limité aux zones de traitement et de stockage des données, accès limité aux données pertinentes à des employés autorisés seulement, utilisation de mots de passe, de technologie de pare-feu, cryptage des données transmises électroniquement, logiciels antivirus ainsi que le recours à des méthodes physiques de sécurité incluant des serrures sur les classeurs et les portes.

La SOCAN s’engage également à collaborer avec vous pour la protection de la sécurité de vos renseignements personnels durant leur transfert vers la SOCAN. De plus, la SOCAN a des ententes et des contrôles en place grâce à de tierces parties qui exigent que toute information transmise à la SOCAN soit transmise et sécurisée selon les normes technologiques de l’industrie.

TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vos renseignements personnels pourraient être transférés, divulgués, stockés et/ou traités à l’extérieur de votre juridiction de résidence pour les fins décrites dans la présente politique. Ces juridictions pourraient ne pas être considérées comme assurant un degré adéquat de protection de vos renseignements personnels et ces renseignements personnels pourraient être assujettis à un régime législatif différent de celui de votre juridiction, incluant l’accès par la cour, les forces de l’ordre et les autorités de sécurité nationale de ces juridictions. Pour en savoir plus sur les juridictions où vos renseignements personnels pourraient être transférés, divulgués, stockés ou traités, veuillez communiquer avec nous.

Vous consentez au transfert, à la divulgation, au stockage et/ou au traitement de vos renseignements personnels à l’extérieur de la juridiction où ces renseignements ont été initialement recueillis. La SOCAN prendra toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels sont traités de manière sécuritaire et dans le respect de la présente politique.

COMMENT POUVEZ-VOUS AVOIR ACCÈS ET CONTRÔLER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Sauf quelques exceptions comme des restrictions juridiques ou contractuelles, vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à toute collecte, utilisation ou divulgation additionnelle de vos renseignements personnels en communiquant avec l’Officier de protection de la vie privée de la SOCAN. Vous devez toutefois noter que le retrait de votre consentement pourrait empêcher la SOCAN de vous offrir ses services. À titre d’exemple, la SOCAN a besoin de certains renseignements afin de vous enregistrer comme membre, vous octroyer une licence ou pour vous permettre de créer un compte en ligne. Si vous ne nous fournissez pas ces renseignements pertinents, nous ne serons pas en mesure d’administrer votre adhésion en tant que membre ou de vous octroyer une licence.

Nous vous invitons à réviser ou vérifier vos renseignements personnels au cours de toute interaction avec la SOCAN. Dans la plupart des cas, la SOCAN recueille directement auprès de vous ces renseignements personnels. Si vous constatez des erreurs dans les données de la SOCAN, veuillez communiquer avec nous afin d’effectuer les modifications nécessaires. La SOCAN pourra avoir besoin d’informations spécifiques à votre sujet afin de lui permettre de chercher et de vous présenter l’information que l’organisation a à votre sujet.

La SOCAN remettra à tous ses membres, licenciés et employés un exemplaire de sa politique de confidentialité et fera en sorte que toutes les informations concernant les politiques et les méthodes relatives à la gestion de leurs renseignements personnels soient disponibles à tous.

Toute préoccupation relative au respect de cette politique par la SOCAN doit être signalée par écrit au Bureau de la protection de la vie privée (référez-vous à la section « Communiquer avec nous »)

MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE POLITIQUE

La présente politique pourra être modifiée de temps à autre afin de refléter les changements dans nos pratiques concernant les renseignements. Nous vous préviendrons lorsque de telles modifications ont lieu en affichant une notification sur notre site Web ou, si ces changements ont une incidence matérielle pour vous, nous communiquerons avec vous par courriel avec les informations sur ces changements.  Nous vous invitons à consulter régulièrement notre politique de confidentialité afin d’être au courant de toute modification.