Gouvernance

Le mandat du Comité des membres est d’assurer le suivi des services aux membres, d’en identifier et d’en recommander de nouveaux en tenant compte de la grande diversité de notre effectif de membres, de déterminer des stratégies de rétention et de recrutement des membres, et de développer des politiques et des stratégies visant le maintien d’un lien hautement intègre entre le Conseil d’administration et les membres de la SOCAN.

Afin d’assurer que la SOCAN puisse répondre adéquatement aux besoins de ses membres, nous menons régulièrement des sondages de satisfaction. C’est le Comité des membres qui en supervise le questionnaire, en analyse les résultats et met en œuvre les recommandations faites par la direction afin de répondre aux préoccupations soulevées. Le Comité des membres supervise également l’assemblée générale annuelle (AGA) de la SOCAN, l’organisation des Galas SOCAN à Montréal et Toronto, ainsi que l’examen régulier des stratégies, politiques et activités de l’organisation en matière de communication.

Le Comité des droits de reproduction de la SOCAN s’assure que la gouvernance des systèmes et processus relatifs aux droits de reproduction de la SOCAN sont efficients et dégagent une valeur optimale pour nos ayants droit. De plus, le comité examinera annuellement les services, frais tarifaires et commissions relatifs aux droits de reproduction à la SOCAN, et, au besoin, recommandera au conseil d’administration d’adopter les changements requis.

Le Comité des droits de reproduction de la SOCAN a été constitué dans la foulée de l’acquisition de la SODRAC par la SOCAN en juillet 2018. Ce comité est composé d’administrateurs du conseil de la SOCAN ainsi que d’administrateurs qui siégeaient au conseil de la SODRAC au moment de la transaction.

Comité des risques et de l’audit des risques est d’aider le Conseil d’administration à s’acquitter de ses obligations de surveillance des affaires de l’organisation. Le Comité voit à ce que la direction déploie des systèmes adéquats permettant l’identification, le monitorage et l’atténuation des principaux risques commerciaux en fonction des priorités et des nouvelles initiatives décrites dans le Plan stratégique de la SOCAN.

Le Comité des risques surveille le fonds de capital et les investissements de la SOCAN afin d’assurer l’optimisation des rendements, et ce, à l’intérieur d’une marge de risque qu’il établit lui-même en collaboration avec des conseillers financiers externes. Le Comité examine également les états financiers vérifiés de la SOCAN et en recommande l’approbation au Conseil d’administration, en plus d’analyser les prévisions trimestrielles de revenus et de dépenses afin de s’assurer que toute préoccupation qui s’y trouve fasse l’objet d’un suivi et d’un correctif, ainsi que l’examen et la recommandation d’approbation au Conseil d’administration du budget annuel de la SOCAN. Les résultats financiers annuels de la SOCAN sont examinés conjointement avec une société d’audit en externe afin d’assurer la comptabilisation et l’exactitude de la totalité des informations financières.

Le Comité collabore également avec l’auditeur interne de la SOCAN à l’examen de l’ensemble des procédures internes de la SOCAN et de ses audits externes, le tout afin de contrôler la conformité des licenciés à leurs conditions de licences et de collaborer avec la direction au raffinement des systèmes en place pour la planification de la continuité des opérations et la sécurité informatique.

Trois membres du Comité des risques siègent d’office au Comité du régime de retraite de la SOCAN, dont les trois autres membres sont le chef de la direction, le chef des affaires financières et le chef de l’exploitation.

Le Comité des tarifs, des licences et des répartitions aide le Conseil d’administration à veiller à ce que la SOCAN propose à la Commission du droit d’auteur des projets de tarifs, en plus de superviser les stratégies de l’organisation en matière de licences et de soumettre à l’approbation du Conseil d’administration des règles de répartition à la fois équitables et appropriées.

The Committee reviews SOCAN’s proposed tariffs annually and proposes amendments as needed; monitors the use of music in the market and proposes new tariffs as needed; reviews current licensing strategies and monitors their results; reviews and recommends approval of agreements negotiated with licensees; regularly reviews SOCAN’s allocation rules and methods and related documentation to ensure fairness, efficiency, results and effectiveness and proposes changes as needed; and considers concerns raised by members regarding the application of tariffs and allocation rules.

The Committee helps SOCAN analyze the effects of the changing music consumption patterns that are migrating from traditional media (television, cable, radio) to digital and online media, thereby helping the organization to better understand the impacts of this change on licensing revenues and royalty distributions and to ensure greater fairness and accuracy in distributions, in addition to proposing, where necessary, the creation of new performance royalty pools reserved for certain specific uses of online music.

The committee helps SOCAN ensure that its licensing and royalty distribution policies remain effective and innovative. These strategies are based on a need for profitability and a desire to offer members new value-added services.