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Committees

Comité exécutif de gouvernance

Le Comité exécutif de gouvernance est composé des dirigeants élus du conseil d’administration et les présidents des comités. Le mandat du Comité est d’assurer que le système et les processus de gouvernance du conseil soient efficaces et efficients tout en visant à améliorer le rendement de la société, en aidant le conseil à fonctionner avec efficience et efficacité et en assurant la continuité des opérations de la SOCAN entre les réunions du conseil.

En coopération avec l’équipe de direction, le CEG examine et élabore l’ordre du jour et le contenu des réunions du Conseil. Le Comité établit également le plan de travail des activités et discussions stratégiques prévues pour l’exercice en cours visant à soutenir le Plan stratégique en vigueur ainsi que l’examen du budget annuel de l’organisation, de ses politiques en matière de défense du droit d’auteur, etc. Ce plan de travail facilite la tâche de la direction et du Conseil en ce qui a trait au monitorage du progrès vers l’atteinte de nos objectifs stratégiques.

Le CEG agit également comme Comité de rémunération du conseil d’administration en ce qui concerne le chef de la direction. Ainsi, c’est le CEG qui est responsable de l’évaluation du rendement du chef de la direction, incluant les ententes de rendement dotées d’objectifs annuels, etc. Le CEG coordonne également un examen de l’efficacité du Conseil ainsi qu’une évaluation de pair à pair des administrateurs visant à assurer que le Conseil d’administration puisse toujours donner sa pleine mesure.

Comité des membres

Le mandat du Comité des membres est d’assurer le suivi des services aux membres, d’en identifier et d’en recommander de nouveaux en tenant compte de la grande diversité de notre effectif de membres, de déterminer des stratégies de rétention et de recrutement des membres, et de développer des politiques et des stratégies visant le maintien d’un lien hautement intègre entre le Conseil d’administration et les membres de la SOCAN.

Afin d’assurer que la SOCAN puisse répondre adéquatement aux besoins de ses membres, nous menons régulièrement des sondages de satisfaction. C’est le Comité des membres qui en supervise le questionnaire, en analyse les résultats et met en œuvre les recommandations faites par la direction afin de répondre aux préoccupations soulevées. Le Comité des membres supervise également l’assemblée générale annuelle (AGA) de la SOCAN, l’organisation des Galas de la SOCAN à Montréal et Toronto, ainsi qu’un examen régulier des stratégies, politiques et activités de l’organisation en matière de communication.

Comité des droits de reproduction

Le Comité des droits de reproduction de la SOCAN s’assure que la gouvernance des systèmes et processus relatifs aux droits de reproduction de la SOCAN sont efficients et dégagent une valeur optimale pour nos ayants droit. De plus, le comité examinera annuellement les services, frais tarifaires et commissions relatifs aux droits de reproduction à la SOCAN, et, au besoin, recommandera au conseil d’administration d’adopter les changements requis.

Le Comité des droits de reproduction de la SOCAN a été constitué dans la foulée de l’acquisition de la SODRAC par la SOCAN en juillet 2018. Ce comité est composé d’administrateurs du conseil de la SOCAN ainsi que d’administrateurs qui siégeaient au conseil de la SODRAC au moment de la transaction.

Comité de l’identification et de la gestion des risques

Le rôle du Comité de l’identification et de la gestion des risques est d’aider le Conseil d’administration à s’acquitter de ses obligations de surveillance des affaires de l’organisation. Le Comité voit à ce que la direction déploie des systèmes adéquats permettant l’identification, le monitorage et l’atténuation des principaux risques commerciaux en fonction des priorités et des nouvelles initiatives décrites dans le Plan stratégique de la SOCAN.

Le Comité des risques surveille le fonds de capital et les investissements de la SOCAN afin d’assurer l’optimisation des rendements, et ce, à l’intérieur d’une marge de risque qu’il établit lui-même en collaboration avec des conseillers financiers externes. Le Comité examine également les états financiers vérifiés de la SOCAN et en recommande l’approbation au Conseil d’administration, en plus d’analyser les prévisions trimestrielles de revenus et de dépenses afin de s’assurer que toute préoccupation qui s’y trouve fasse l’objet d’un suivi et d’un correctif, ainsi que l’examen et la recommandation d’approbation au Conseil d’administration du budget annuel de la SOCAN. Les résultats financiers annuels de la SOCAN sont examinés conjointement avec une société d’audit en externe afin d’assurer la comptabilisation et l’exactitude de la totalité des informations financières.

Le Comité collabore également avec l’auditeur interne de la SOCAN à l’examen de l’ensemble des procédures internes de la SOCAN et de ses audits externes, le tout afin de contrôler la conformité des licenciés à leurs conditions de licences et de collaborer avec la direction au raffinement des systèmes en place pour la planification de la continuité des opérations et la sécurité informatique.

Trois membres du Comité des risques siègent d’office au Comité du régime de retraite de la SOCAN, dont les trois autres membres sont le chef de la direction, le chef des affaires financières et le vice-président du capital humain.

Comité des tarifs, des licences et des répartitions

Le Comité des tarifs, des licences et des répartitions aide le Conseil d’administration à veiller à ce que la SOCAN propose à la Commission du droit d’auteur des projets de tarifs, en plus de superviser les stratégies de l’organisation en matière de licences et de soumettre à l’approbation du Conseil d’administration des règles de répartition à la fois équitables et appropriées.

Le Comité se penche annuellement sur les projets de tarifs de la SOCAN et en propose la modification au besoin ; assure le monitorage des utilisations de la musique dans le marché et propose, au besoin, la création de nouveaux tarifs ; examine les stratégies actuelles en matière de délivrance de licences et effectue un monitorage de leurs résultats ; examine et recommande l’approbation d’ententes négociées avec les licenciés ; examine régulièrement les règles et méthodes de répartition de la SOCAN et la documentation connexe afin d’en assurer l’équité, l’efficience, les résultats et l’efficacité et propose des changements lorsqu’il le faut ; et étudie les préoccupations exprimées par les membres concernant l’application des tarifs et des règles de répartition.

Le Comité aide la SOCAN à analyser les effets de l’évolution de la consommation de la musique qui migre des médias traditionnels (télévision, câblodistribution, radio) vers les médias numériques et en ligne, aidant ainsi l’organisation à mieux comprendre les impacts de cette évolution sur les revenus de licences et les répartitions de redevances et à assurer davantage d’équité et d’exactitude dans les répartitions en plus de proposer, au besoin, la création de nouveaux bassins de redevances d’exécution réservés à certaines utilisations particulières de la musique en ligne.

Le comité aide la SOCAN à s’assurer que ses politiques de délivrance de licences et de répartition de redevances restent efficaces et créatives. Ces stratégies sont fondées sur un impératif de rentabilité et une volonté d’offrir aux membres de nouveaux services à valeur ajoutée.

Government Affairs Committee

Government affairs are a strategic issue, and therefore the Board of Directors need to actively participate in discussing them before SOCAN takes a position on issues. The purpose of the Government Affairs Committee is to assist the Board of Directors and SOCAN management to ensure that SOCAN has appropriate policies with regard to Canadian and international law, and that the policies and programs of the Canadian government and its regulatory agencies are appropriate, as they affect the rights of SOCAN Members.

The work of the Committee includes reviewing SOCAN’s government policies and, where required, proposing changes; reviewing policy statements and submissions to government by SOCAN (excluding tariff-related submissions to the Copyright Board, which are the responsibility of the TLD Committee); and reviewing SOCAN’s Public Advocacy Strategy.